מזכירות רפואית
מרחוק.
שירותי מזכירות במיקור חוץ, ניהול משרד, אדמיניסטרציה לרופאים ומטפלים.
בין מטופל למטופל אתה חוזר להודעות, מתאם תורים ועונה לשאלות. גם כשיום העבודה מסתיים, הפניות ממשיכות להגיע, והטיפול במרפאה נכנס לזמן האישי שלך.
אתה רוצה לתת למטופלים שלך מענה אישי, אבל לא תמיד יכול להיות זמין כשאתה באמצע טיפול.
בדיוק בשביל זה אני כאן.
נעים להכיר, אני תומר.
המזכירה האישית למרפאה שלך.
אני תומר, מייסדת מדיהלפ ובעלת תואר ראשון במנהל מערכות בריאות. את דרכי התחלתי בצבא כאחראית מרפאה, שם גיליתי כמה אני אוהבת את השילוב שבין עזרה למטופלים לתמיכה ברופאים.
בהמשך עבדתי כמנהלת אדמיניסטרטיבית בקופת חולים, וצברתי ניסיון בניהול מרפאה ובעולם המזכירות הרפואית. ראיתי מקרוב כמה עבודה עומדת מאחורי כל ביקור, וכמה ממנה נשארת על הרופא גם אחרי שעות הקבלה.
היום אני והצוות שלי לומדות להכיר אותך, את המרפאה שלך ואת הדרך שבה חשוב לך לעבוד. אנחנו דואגות למענה למטופלים, לתיאום התורים, לתזכורות ולגבייה, עם יחס אישי ותשומת לב לפרטים.
המטרה שלי היא להוריד ממך את העומס של ניהול המרפאה, כדי שתוכל להתמקד במטופלים שלך, ובסוף היום יישאר לך זמן גם לעצמך ולמשפחה.
כל מה שמסביב לטיפול.
אתה בוחר מה להוריד מהראש, ואנחנו לוקחות את זה משם, עם דיווח מסודר ושקיפות מלאה.
ניהול יומן ותיאום פגישות
תורים, שינויים, ביטולים ותזכורות. היומן מנוהל לפי הכללים שלך, בלי שתצטרך לגעת בו.
מענה טלפוני שוטף
מענה למטופלים בטלפון, בוואטסאפ ובמייל, גם כשאתה באמצע טיפול.
שירותי גבייה למרפאה
מעקב תשלומים מסודר, בלי לרדוף ובלי מבוכה.
הפקת מסמכי הנהלת חשבונות
הפקה ומעקב שוטף, הכל מוכן כשצריך.
שירות ושימור לקוחות
חזרה למטופלים, מעקב ויחס אישי שמרגישים.
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף
כל מה שהמרפאה צריכה ביומיום.
ניהול משימות שוטפות
תעדוף, מעקב וסגירת קצוות.
סדר וארגון
תיקים, מסמכים ומערכות במקום אחד.
שירותים בהתאמה אישית
לכל מרפאה יש צרכים משלה. נבנה יחד בדיוק את מה שחסר לך.
נשמע מתאים?
השאר פרטים ואחזור אליך לשיחת היכרות.
ארבע מחשבות שכדאי לשחרר
אלה הדברים ששומעים הכי הרבה לפני שמתחילים. ככה זה נראה בפועל.
מזכירה מרחוק זה לא אישי
המזכירה לא צריכה לשבת במרפאה כדי להיות חלק ממנה. אנחנו לומדות להכיר את המרפאה ואת ההנחיות שלך, כדי לתת למטופלים מענה אישי.
המטופלים שלי רגילים לדבר רק איתי
הם ימשיכו לקבל יחס אישי ולהגיע אליך בצורה מסודרת. שאלות שדורשות שיקול דעת רפואי מועברות אליך, לפי ההנחיות שנקבע יחד.
אני עובד בכמה מרפאות, זה לא יתאים לי
דווקא בגלל זה. נמפה את מקומות העבודה, היומנים והצרכים שלך, ונרכז את כל התיאומים במקום אחד.
אני לא אדע מה קורה במרפאה
נגדיר יחד אילו עדכונים חשוב לך לקבל ומה דורש אישור שלך. כך תישאר מעודכן ותוכל להעביר אלינו חלק מהעומס.
אותו יום. שני סיפורים.
אותן שעות, אותה מרפאה. ההבדל הוא מי מחזיקה את כל הקצוות.
עובר על היומן ומגלה שתי חפיפות
היומן מסודר ומאושר מאתמול
שלוש שיחות לא נענו באמצע טיפול
כל השיחות נענו, שני תורים חדשים נקבעו
הפסקת הצהריים הולכת על גבייה
הפסקת צהריים. אמיתית.
ערימת מסמכים להנהלת החשבונות
המסמכים הופקו ונשלחו
עדיין מחזיר הודעות למטופלים
בבית, עם המשפחה. הכל טופל.
הודעות שכיף לקבל
כמה מילים שרופאים ומטפלים שלחו לתומר בוואטסאפ. בלי עריכה.
שמעתי מהמטופלים שאת ממש זמינה ועונה להם מהר. שמחה לשמוע 👏👏
תומר מהממת!!!!! חג שמח ושנה טובה!!! זכות גדולה גם בשבילי, את משלימה אותי ואת המרפאה ותודה לך על הכל ❤️❤️❤️
היי בוקר אור, הכל טוב
לא שיתפתי אותך לגבי יום חמישי היה יום פשוט מצוין
אני שמחה לשמוע! מה היה?
פשוט הלך חלק
על היומן זה היה יום מאוד ארוך ועמוס.
איזה כיף :)
תומר היקרה
לפני תומר הייתי מיואשת הזמן לקביעת תורים גזל הרבה זמן אנרגיה.
אין בפי מספיק מילים להודות לך על העזרה המקצועית, ההקשבה ההבנה ונכונות שלך לסייע לי בכל שעה ועת.
מאז שהעסקתי את תומר התורים נקבעים ללא בעיה, למטופלים יש אוזן קשבת ומענה מהיר לבעיותיהם. ואני חופשיה יותר לעסוק בטיפול המטופלים.
דר ברונשטיין מירי
גסטרואנטרולוגית
מרפאת מכבי נווה זמר רעננה
העבודה עם תומר סופר הקלה עליי בתפעול השוטף של העסק, ההבנה שלה בצורך התפעולי של היום יום והניהול השוטף של הפעילות שלי.
פשוט מקצוענית שמאוד נוח לעבוד איתה 🙏
תודה תומר אין כמוך
ארבעה צעדים ויוצאים לדרך
נתחיל בשיחת ייעוץ
יחד נבין את הצרכים שלך, את הקשיים ואת תפעול הקליניקה, ונתאים את השירות עבורך.
נתאם פגישת עבודה ראשונית
נכיר לעומק, נקבע נהלי עבודה, נבין את הצורך האישי מאחורי הקליניקה ונצא לדרך משותפת.
נצא לעבודה משותפת
שגרת עבודה יומיומית, סטטוסים מסודרים, ניהול משימות ושקיפות שבועית וחודשית עם פגישות עבודה.
נמשיך לדייק יחד
נבדוק איפה אפשר לשפר את היומן ולתת למטופלים שלך את השירות הטוב ביותר, תוך חיסכון בזמן עבורך.
איך שירותי מזכירות מרחוק עובדים?
המזכירה לא צריכה לשבת במרפאה כדי להיות חלק ממנה. אנחנו מטפלות במענה לפניות, בתיאום תורים ובמשימות השוטפות מרחוק, בהתאם לצרכים שלך ולדרך שבה המרפאה שלך עובדת.
במה תוכלו לעזור לי?
במענה טלפוני, בוואטסאפ ובמייל, בתיאום תורים, בשליחת תזכורות, בגבייה ובמעקב אחר פניות ומשימות. בשיחת ההיכרות נבין יחד מה נכון להעביר אלינו.
המטופלים שלי רגילים לדבר איתי. איך הם יקבלו את השינוי?
אנחנו יודעות שהקשר עם המטופלים שלך חשוב לך. לכן אנחנו לומדות להכיר את המרפאה ואת ההנחיות שלך, כדי לתת להם מענה אישי ולעזור להם להגיע אליך בצורה מסודרת.
איך תדעו לנהל את היומן שלי?
לפני שמתחילים, נעבור יחד על סוגי התורים, משך כל ביקור, שעות הקבלה וההעדפות שלך. המטרה היא לנהל את היומן לפי הכללים שלך ולחסוך לך את ההתעסקות בתיאומים.
ומה קורה כשמטופל שואל שאלה רפואית?
אנחנו מטפלות בצד השירותי והמנהלי. שאלות שדורשות שיקול דעת רפואי מועברות אליך בהתאם להנחיות שנקבע יחד.
אני עובד בכמה מרפאות. השירות יכול להתאים לי?
כן. בשיחת ההיכרות נמפה את מקומות העבודה, היומנים והצרכים שלך, ונבדוק איך אפשר לרכז את התיאומים ולעשות סדר בהתנהלות.
כבר יש לי מזכירה. אפשר להיעזר בכן בנוסף?
אפשר לבדוק שילוב של השירות לצד המזכירה הקיימת, למשל לטיפול בפניות או במשימות שמעמיסות עליה. נגדיר יחד חלוקת עבודה ברורה בהתאם לצורך.
איך אדע מה קורה במרפאה בלי לטפל בכל פנייה בעצמי?
נגדיר יחד אילו עדכונים חשוב לך לקבל, מה דורש אישור שלך ומה אנחנו יכולות לטפל בו לפי ההנחיות שלך. כך תישאר מעודכן ותוכל להעביר אלינו חלק מהעומס.
כמה השירות עולה?
המחיר נקבע בהתאם להיקף הפעילות ולשירותים הנדרשים. אחרי שנכיר את הצרכים שלך, תקבל הצעה ברורה עם פירוט השירות והעלות.
איך מתחילים?
משאירים פרטים ונקבע שיחת היכרות. אני אשמע איך המרפאה שלך מתנהלת היום, מה גוזל ממך זמן ואיפה אתה צריך עזרה. משם נבדוק יחד איך מדיהלפ יכולה להשתלב במרפאה שלך.
בוא נחזיר לך
את הזמן.
השאר פרטים ובחר מתי נוח לך. אחזור אליך לשיחת היכרות, נשמע איך המרפאה שלך מתנהלת היום ואיפה אתה צריך עזרה.
